潜山市慈善总会项目管理办法

第一章  总则

第一条 为规范潜山市慈善总会项目管理，提高项目管理工作的效率及质量，确保慈善项目顺利实施，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》及《潜山市慈善总会章程》，结合本会实际，制定本办法。

第二条 本办法所称“项目”，是指按照本会宗旨和业务范围及法律法规规定开展的各项社会捐赠公益慈善项目。

第三条 项目的开展确保合法、合规，要充分体现社会公益和社会效益，要实现预期目标，充分发挥相关各方的作用，并维护相关各方合法权益。

第四条 本办法适用于本会所有项目的立项、管理和执行。

第五条 公益慈善项目实行项目立项、项目评审、签约、实施、项目资金拨付、项目监督、项目验收、项目终止等全周期管理。

第二章  项目立项

第六条 立项原则

本会慈善项目的立项原则主要有:

（一）符合党的路线方针政策；

（二）符合国家相关法律法规的规定；

（三）符合本会章程和宗旨的有关规定。

（四）合法、自愿、诚信、非营利，不得违背社会公德，不得危害国家安全、损害社会公共利益和他人合法权益。

第七条 立项依据

本会慈善项目的立项依据包括：

（一）符合《慈善法》及相关法律法规要求；

（二）符合本会的业务范围、性质宗旨和章程；

（三）符合本会的行业组织定位与行业职能；

（四）有收益的捐赠项目优先立项；

（五）对外资助型项目应考量项目承接方实力及影响力；

（六）尽量避免一次性、单纯执行性的项目；

（七）其他合法合理依据。

第八条 立项范围包括扶贫、济困、扶老、救孤、恤病、助残、优抚、助学、助医、扶危、助幼、救援和救灾等社会救助项目及科教文卫体、环境保护、乡村振兴、社区治理等领域社会公益项目。

以下项目原则上不予立项：

（一）不符合本会章程规定范围的；

（二）同一申报主体，之前的执行项目未通过审计或同一项目未结项而再次申请立项的。

第九条 慈善项目发起设立分两种情况：

（一）自筹项目。自筹项目是指由本会根据地方需求以及当前的慈善热点，通过调研立项发起设立，依法依规向关心和支持慈善事业发展的企业、单位、个人和社会各界募资或自筹资金开展实施的项目。本会可设立多种形式的慈善项目。本会发起的所有项目应当经过立项审批。如实填写《项目立项申请表》（详见附件一）并签字后交由项目负责人、财务负责人等分别审核并签写意见，交由主管领导签批后正式立项。重大项目的立项需要及时召开项目立项评估会，并报常务理事会批准。如出现涉及自然灾害、公共事件及其他突发性、紧急性、临时性项目可在本会主要领导批准后先行开展具体工作，并同时补办立项审批程序。

（二）合作项目。由捐赠方自愿依法依规向本会捐赠，并经本会认可的特定事项、特定地点、特定人员捐赠设立的项目。 合作项目包括定向项目和非定向项目。定向捐赠类项目是指根据捐赠方意愿与本会签订的《项目合作协议》、《专项捐赠协议书》的要求，确定所捐资金、物资的具体用途或受赠对象的项目。

非定向捐赠类项目是指捐赠人未明确指定所捐资金、物资的具体用途或受赠对象的，由本会从项目储备库中选择合适的项目给予资金支持的项目。

第十条 立项程序

立项材料主要有：设立项目函、捐赠方资质、捐赠资金数额、捐赠物资品种规格质量、项目协议（草案）等相关材料。

（一）捐赠方设立项目函:项目基本信息、发起方简介、实施计划、资金来源、经费预算等有明确的阐述，立项函需加盖公章或捐赠人签名。

（二）捐赠方资质材料：捐赠方是机构的，要提供机构资质证明文件、机构介绍、法人代表身份证件，上述材料如是打印件或复印件均需加盖机构公章；捐赠方是个人的，需提交个人简历、本人签字的身份证复印件和签属捐赠告知单（详见附件二）。

（三）捐赠物资相关材料：名称、规格、型号等产品信息，有关政府部门审批或备案的材料，依据有关政策法规确定的价格相关材料等并加盖公章。

（四）项目协议：详细约定项目实施、管理、运行等各方面的具体要求，书面捐赠协议包括捐赠人和慈善组织名称，捐赠财产的种类、数量、质量、用途、交付时间等内容。

《项目立项申请表》（详见附件一）应当采用统一格式，内容主要包括：

（一）项目基本信息，包括：项目名称、项目类型、项目属性、涉外情况、项目负责人、联系方式、牵头部门（申请部门）、项目预算、资金拨付、预计收支、项目周期、项目目标；

（二）项目方案，包括：项目背景和意义、项目目标、项目内容与时间安排、项目团队及工作要求、项目相关方信息、传播方案、项目预算、项目风险与实施保障、可行性报告；

项目预算根据本会章程、财务管理制度执行。

（三）项目审批人签字。

第三章  项目评审与签约

第十一条 项目负责人（主管）对立项的项目以电话、面谈、实地考察等形式进行调研，并提前报送分管领导审阅，常务理事会研究决定。

第十二条 对于重大项目，项目负责人（主管）与分管领导应视情况进行实地访察评估，提交访察报告，提出意见。

第十三条 项目获得立项审批后，如该项目由第三方机构执行，本会应与项目执行方签署《合作协议》并附项目实施方案。

第四章  项目实施

第十四条 获准立项的项目进入实施阶段。项目的实施严格按照项目方案执行。实施阶段项目应当建立月计划报告制度。项目实施由项目团队负责。团队成员应本着专业、高效、节约的原则构建，并明确成员相应的职责。项目团队按照立项书和项目牵头部门确定的时间节点安排工作，保证项目及时完成。

项目管理实行项目团队负责人负责制，由常务理事会任命项目团队负责人。

（一）任期：项目负责人的任期从接管该项目任务起，到项目全部完成验收，并处理好各项遗留问题和接受项目单位的验收完毕时止。

（二）职责：在本会的领导下，对所指定项目实行全权负责；对项目进行评估（需求性、可行性、发展性） ；提交该项目的可行性报告；完成项目活动计划和方案的设计。

项目负责人（主管）负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报、项目档案管理等工作，确保项目按计划有序推进、资产流转按计划执行、项目效果达到预期目标，并负责制订执行方选择机制和风险防控机制。重大项目、多机构参与的项目、跨年度项目、捐赠方有要求的项目应制作项目简报、阶段报告，及时向相关方报告项目进展情况。

（三）权利：项目决策和活动设计指挥权；项目所需物资的采购权。

（四）义务：根据项目需要，合理使用本会其他工作人员、资金、材料物资，并负责控制、指挥项目实施的全过程，处理内外关系，协调有关工作；加强经济核算，厉行节约；对项目社工进行督导、培训；积极开展项目工作，确保项目按时或提前完成。

第十五条 合作项目的执行期限一般不超过2年。

第十六条 项目相关管理人员应严格依法依规组织项目实施，及时提供项目进展材料、图片及影像资料。坚决杜绝违规操作，坚持公开、公正、公平原则，严禁徇私舞弊，不得利用关联关系损害捐赠方、本会、受益方和社会公共利益。

第十七条 项目在实施过程中以及对外宣传时，应注明项目实施的相关单位，各方应注意维护社会形象。如需使用相关单位的形象标志，需与相关单位确认使用。

第十八条 项目结束后，要对项目执行工作进行总结，或委托专业机构对慈善项目资产使用情况和实施效果进行审计和评价，并填写结项报告。《结项报告》主要内容包括：

（一）项目基本信息；

（二）项目实施情况；

（三）项目成果；

（四）项目传播情况；

（五）项目资金使用情况；

（六）项目累积资源；

（七）项目团队成员及负责人。

 项目实施过程中，因各种不可控因素造成项目取消、内容变更、预算调整、延期、暂停或中止的，项目负责人应及时上报本会主要领导签批处理意见。

本会相关部门或人员应加强对实施项目的跟踪监督，采取抽查、调研等形式及时跟踪了解项目执行进展情况和存在的问题，并及时向本会主要领导报告。

第五章  项目资金拨付与管理

第十九条 严格按照项目合作协议或项目方案约定条件和审批程序进行项目资金拨付。项目资金根据项目预算按计划及时拨付。项目资金支出预算不得无故调整。如果因故必须进行重大调整，确需变更捐赠协议约定的捐赠财产用途的，应当征得捐赠人同意。项目资金和物资实行专项管理，所有资金必须进入本会账户，确保专款专用。 根据项目协议列支的管理经费要严格按照规定使用。项目资金必须是到账资金，未到账资金，本会不予垫付。项目资金、物资应足额、及时发放到被资助单位或个人，任何单位或个人不得挤占、私分、挪用、截留或者侵占慈善财产。

（一）项目资金的支出：一般通过银行转账的方式划拨至被资助单位账户或受助人银行卡；无法进行银行转账的，经本会主要领导批准以现金支付，并由被资助单位或受助人本人出具收款凭条。

（二）项目物资的发放：严格按照捐赠意愿执行，并由被资助单位或受助人本人出具接收凭条。

需变更募捐方案规定的捐赠财产用途的，应当召开常务理事会进行审议，报其登记的民政部门备案，并向社会公开。

第二十条 项目应制定严格的项目管理制度，认真履行项目协议，强化预算管理，严格控制预算资金的支付。

第二十一条 项目在实施过程中发生影响项目执行的新情况、新问题，应当及时查找原因、提出改进措施。

第六章  项目信息公开

第二十二条 项目信息公开遵循真实、完整、及时及尊重当事人意愿的原则。

第二十三条 公开的途径和方式

（一）民政部门提供的统一的信息平台（以下简称统一信息平台）；

（二）本会的官方网站。

第二十四条 公开的内容和时间

（一）本会在设立慈善项目时，应当在统一信息平台公开该慈善项目的名称和内容，慈善项目结束的，应当公开有关情况。为慈善项目开展公开募捐活动的，应当公开相关募捐活动的名称。慈善项目由慈善信托支持的，应当公开相关慈善信托的名称。

（二）应当在慈善项目终止后3个月内，在统一信息平台向社会公开慈善项目实施情况，包括：项目名称、项目内容、实施地域、受益人群、来自公开募捐和其他来源的收入、项目的支出情况，项目终止后有剩余财产的还应当公开剩余财产的处理情况。

第七章  项目监督、审计与评估

第二十五条 本会对项目资金实行动态管理，及时了解项目实施情况，每次拨款后及时核算项目资金结余。定时检查，实时监督，对违规现象及时发现并予以纠正，确保项目资产的合法、合规、高效使用。

监督原则：坚持依法依规、公开透明、规范实施的原则。

监督范围：本会实施的所有慈善公益项目，包括项目实施进度、相关运行程序、资金支出情况以及达到的社会效果等。

第二十六条 本会主要采用内部控制监督、捐赠方监督、登记主管部门机关、社会监督、纪检监察审计部门及第三方评估等方式对项目进行监督与检查，项目团队应积极配合。项目负责人应配合本会对项目进行规范管理、检查和监督。

第二十七条 项目资助金额达20万元（含20万元）以上的，本会视情况组织开展项目评估工作，对项目的实施效果进行评估或委托第三方专业机构进行审计、评估。项目实施相关单位应积极配合本会审计、评估工作，并对审计、评估中发现的问题予以纠正。

第二十八条 项目结束后，应当及时开展评估工作，评估结果向捐赠方反馈/向本会主要领导报告，经批准后项目信息可以向社会公开。

第二十九条  对在监督检查过程中发现存在问题的项目，应责令项目单位整改，其整改纠正情况须书面报告本会。对整改不到位的，本会应函告项目主管部门责令限期整改，对问题严重的，报请相关部门依法处理。

第八章  项目档案

第三十条 要建立、健全项目档案，项目档案要坚持每年进行一次分类整理，归类建档，一项一档。

第三十一条 项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。

第三十二条 项目资料归档范围包括：

立项材料、立项报告、项目协议书、项目进展情况统计表、项目预决算和项目结算报告、项目评估报告等相关的文字资料

和音像资料。

项目档案包括《项目立项申请表》（详见附件一）、潜山市慈善总会捐赠告知单（详见附件二）、项目意向书、备忘录、合同／协议、立项书、请示件及批复、呈报件及批复、项目方案、预算、项目进度表、课件、ＰＰＴ、会议议程、签到表、会议手册、会议纪要、速记稿、会议决议、调查问卷、研究报告、发言稿、通知、邀请函、照片、设计稿、效果图、新闻稿、项目变动请示、项目阶段报告或简报、财务报告、项目评估报告、项目结项报告、项目审计报告、项目影音记录、项目奖杯或纪念品等能说明项目立项、实施、变动和结项的所有文字（含电子版）、实物等材料。

第三十三条 项目档案由项目实施部门按要求归档后，交财务人员妥善保管。财务人员要坚持归档登记和借阅登记制度，对借出的项目档案及时催还，以保证项目档案的安全。

第三十四条 项目合作协议书签订后，主件交由财务人员存档，复印件一式两份，分别由执行部门和财务部门存档备查。

第三十五条  本会相关部门负责项目档案相关资料的收集、整理、立卷，项目完结后移交相职能部门或档案室统一管理。

（一）档案保管期限，凡本会慈善活动、实施的项目档案资料原则上永久性保存。

（二）项目档案按照项目实施的起始时间顺序收集整理归档，实施时间超过一年的，项目全部结束后以年度时间顺序收集整理相关资料，完成归档工作。

（三）本会内部人员查、借阅项目档案时需经相关负责人批准并办理查、借阅手续。外单位查阅本会项目档案，凭来函并经本会主要领导批准方可查阅。查阅档案应在本会档案室进行，特殊情况下带出档案室查阅应在当天下班前交还档案室。本会项目档案原则上一律不得借出。

第九章  项目信息管理

第三十六条 本会应当加强对项目实施的各种数据与信息的信息化、制度化管理。项目执行单位保证项目管理信息系统处于良性运转状态;保证项目数据及时、准确；适时对项目数据信息进行系统分析并形成书面报告,上报本会；对项目实施提供信息数据的支持。

第三十七条 项目部根据项目进展情况,利用官方网站或其他媒体大力宣传项目的进展及其成效,大力宣传并树立项目执行方的社会责任和良好形象。

第三十八条 立项项目享有的权利:

（一）向捐赠方开具捐款收据;捐赠人可据此享有“企业和个人的公益性捐赠支出在计算应纳税所得额时准予扣除”的税收优惠政策；

（二）在登记管理机关公示立项项目决定；

（三）为立项项目开通项目募款通道；

（四）项目立项成立之后,项目发起人可获得加盖潜山市慈善总会公章的项目立项证书；

（五）项目立项后项目执行动态报道可在官方网站和合作媒体上报道；

（六）在官方网站、公众号和微博等渠道宣传项目执行动态,对项目执行进行全方位的公益营销和品牌打造；

（七）每年年底,本会根据项目执行情况，评选出项目管理到位、项目运营通畅、项目成效显著、社会反响良好的优秀项目公益团队,颁发奖杯和物质激励。

第十章  项目验收管理

第三十九条 项目实施单位在项目执行完毕的两个月内对照项目实施合同,按要求完成自查验收报告及所需上报的验收材料,并上报本会,提请本会开展项目验收。

第四十条 本会项目主管收到项目实施单位自查验收报告的一个月内,对自查验收报告及验收材料提出审查意见。项目验收工作由本会项目主管具体组织。

第四十一条 根据项目验收情况,将项目实施结果分为优秀、合格、不合格三个档次。对不合格项目的实施单位和项目负责人及项目监管人,若造成严重损失或有其他违法违规行为的,除自费组织项目返工,直至达到合格外,还要依法追究相关人员的责任。

第十一章  项目终止

第四十二条 慈善项目的终止分以下几种情况：

（一）依据捐赠协议，项目到期自然终止。项目达到捐赠协议约定的时间，或已经完成捐赠目标时，本会将根据捐赠协议办理清算手续，终止该项目。

（二）遇特殊情况需要提前终止时，由本会与捐赠方及执行方协商一致后，经常务理事会审议通过后终止并签订项目终止协议书。

（三）违反本会有关管理规定且不服从管理。

（四）违反协议约定，在社会上给本会造成不良影响和损害本会名誉的。

（五）根据协议约定的情形终止。

第四十三条 项目终止后，由本会冻结项目资金余款和物资。本会会同相关部门成立专门的清算小组对该项目款项进行清算。清算结果通报捐赠人，剩余资金和物资应当按照协议约定或募捐方案办理，募捐方案未规定或者捐赠协议未约定的，按国家有关规定办理,并向社会公开。

 第四十四条 立项项目出现下列情形之一,本会有权做出暂停立项活动的处理并有权解除签署的项目立项协议。

（一）立项项目违规操作或违反本会管理制度造成恶劣社会影响时；

（二）立项项目的项目运行经本会或第三方评估为不合格时；

（三）立项项目未按时向本会提交月、年度工作进展汇报或总结、年度计划及预算时；

（四）立项项目三个月内无固定工作人员及与本会对接；

（五）立项项目半年内未开展具体的救助与募款活动时；

（六）立项项目项目组工作人员存在违法违规行为时；

（七）立项项目项目组工作人员做出严重危害本会声誉或社会公德行为时；

（八）其他本会认定应暂停立项项目活动的情形。

第十二章  附则

第四十五条 项目出现违法、违规或违反捐赠协议规定的，本会有权撤销资助并追回已资助款项。如对本会造成损害的，本会有权追究项目相关方的责任。

第四十六条 在项目执行过程中，如因客观条件变化或不可抗因素，致使项目无法继续执行的，项目执行相关单位应终止项目执行并将尾款退回本会，并将已有的项目相关成果提交本会。

第四十七条 本管理办法未尽事宜，按国家有关法律法规和本会章程的规定执行。

第四十八条 本管理办法由潜山市慈善总会负责解释。

第四十九条 本管理办法自公布之日起施行。

附件一：《项目立项申请表》

附件二：潜山市慈善总会捐赠告知单

附件三：捐赠物资资产清单

附件1  潜山市慈善总会项目立项申请表.docx

附件2  慈善捐赠告知单.xlsx

附件3  捐赠物资资产清单.xlsx